کارگاه آموزشی «اصول تشکیل و مدیریت تیم و کار گروهی» روز شنبه و یکشنبه، ۱۶ و ۱۷ تیرماه ۱۳۹۷ از ساعت ۹ تا ۱۳ در مرکز توانمند‌سازی و تسهیل‌گری کسب‌وکارهای نوپای فاوا آذربایجان شرقی برگزار شد. آیدین نامدار، مدرس این کارگاه، به مباحثی ازجمله تعریف تیم و کارگروهی، ویژگی‌های گروه کاری موثر، مزیت های کار گروهی، مفهوم سینرژی(هم افزایی) در تیم، نقش رهبران در موفقیت تیم و چالش های پیش روی اعضا و مدیران تیم پرداخت.
آیدین نامدار، کارگاه را با تعریف تیم و کار گروهی آغاز کرد و گفت: یک تیم شامل دو یا چند نفر است که نقش‌های مشخصی دارند، کارهایی که انجام می‌دهند به یکدیگر وابسته هستند و یک هدف مشترک را دنبال می‌کنند.
نامدار گفت: بسیاری از تیمها ممکن است بتوانند فعالیت‌هایی که به عنوان «کار گروهی» انجام می‌دهند را توصیف کنند، اما اغلب آنها درک درستی از آنچه که باعث می شود افراد بتوانند در کنار هم کار انجام دهند را ندارند. در واقع عملکرد تک‌تک اعضا باید در خدمت گروه باشد. مدیران و کارکنان هر سازمانی همیشه در جستجوی بهترین روش‌ها برای رسیدن به نتایج دلخواه و سود بهتر هستند، اما یک گروه کاری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا به خواسته‌شان برسند؟ خصوصیت‌های زیر بخشی از ویژگی‌هایی است که معمولا از یک گروه کاری موثر می‌توان انتظار داشت.
مدیر گروه باید برای اعضا کاملا مشخص کند که چه هدفی را دنبال می‌کند و در انتها از گروه کاری خود چه نتیجه‌ای می‌خواهد. سپس تمام موارد مورد نظر را شرح دهد و پیوسته با گروه در تماس باشد و به حمایت آنها از طریق منابع انسانی، مالی و زمانی بپردازد و هرگاه لازم شد با تشکیل جلسه با اعضای گروه برای حل مشکلات پیش آمده احتمالی صحبت و گفتوگو کند.
اعضای گروه باید واقعا علاقه‌مند به شرکت در کار گروهی باشند و به ماموریتی که بر عهده گروه است اهمیت بدهند. آنها باید در قبال کاری که قرار است انجام شود احساس مسئولیت کنند و بدانند هر کاری که انجام می‌دهند برای گروه ارزشمند است و در کنار آن می‌توانند مهارت‌هایشان را افزایش دهند و رشد کنند. اعضا باید مراقب باشند هیچ فرصتی را از دست ندهند و در خدمت گروه و تحقق اهدافشان به کار بندند.
هر گروه برای موفق شدن باید در زمینه کارها، ماموریت ها و ترفندهای مورد نیاز، برنامه و گاه‌شمار داشته باشد. بنابراین مدیر گروه باید برنامه‌ای تهیه کند و با شرح وظایف در اختیار گروه قرار دهد. گروه به وسیله این برنامه می‌تواند روند کاری و پیشرفت خود را محک بزند. همچنین می‌تواند عملکرد تک تک اعضا را کنترل کند و کاستی‌ها را جبران و روند رشد و تغییر پروژه را پیگیری کند.
-
کنترل و احساسات افراد گروه
اعضای گروه باید به اندازه کافی آزادی عمل داشته باشند و احساس کنند هر زمان نیاز است می‌تواننداز برنامه خود در جهت اهداف گروه استفاده کنند. آنها باید بدانند چه جایگاهی در گروه دارند. همچنین تمام افراد گروه باید مرزها و محدودیت‌های خود را بشناسند.
اعضای گروه باید همگی در جریان روند کار گروه باشند و با یکدیگر در مورد مسایل و مشکلات تبادل نظر کنند. هر کس باید بداند دیگری چه بخشی از کار را به عهده دارد تا بهتر در تعامل با یکدیگر قرار گیرند و همه باید در فاصله‌های کوتاه گزارشی از کارهای خود تهیه کنند و یکدیگر را از عملکردشان آگاه کنند. به این ترتیب آنها به راحتی می توانند راه حل‌های
مناسب برای مشکلات احتمالی پیدا کرده و به اهدافشان سریع تر دست یابند.
اعضای گروه باید مراقب روابط بین خود باشند. به طور مثال اگر خشم یا نا امیدی در وجود کسی است باید به سرعت آن را برطرف کنند تا تاثیر بدی روی روند کار نداشته باشد یا اگر فردی بسیار درون‌گرا است باید او را تشویق به گفتوگو با دیگر اعضا کنند. همچنین به عقاید و پیشنهادهای یکدیگر اهمیت بدهند. درباره نظراتی که در اقلیت قرار می گیرد نیز نباید بی‌تفاوت باشند، زیرا ممکن است برخلاف تصور بقیه بسیار کارآمد باشند. در ضمن در عین حال که افراد گروه کنار یکدیگر کار می‌کنند نباید بیش از حد به همدیگر وابسته باشند.
یک گروه برای اینکه شانس موفقیت داشته باشد باید به تغییرات واکنش مثبت نشان دهد و هر لحظه که لازم است از امکانات و شرایط جدید استقبال کند.همچنین برای بالا بردن تفکر خلاق در افراد گروه، باید تسهیلاتی مانند کلاس‌های آموزشی و دسترسی به منابع مفید در حوزه کاری مثل کتاب و فیلم آموزشی فراهم شود.
گروه‌های اثربخش علاوه بر این که به کارکردهای تک تک اعضا نیاز دارند، به شخصی که گروه را به درستی کنار هم نگه دارد نیز احتیاج دارند. در حقیقت شخصی که وظیفه رهبری گروه را به عهده می‌گیرد باید اولویت ها را به گروه یادآوری کند و منابع مورد نیاز را در اختیار گروه قرار دهد و مراقب مشکلات احتمالی باشد. در برخی گروه‌ها، چند نفر وظیفه رهبری را بر عهده می‌گیرند. معمولا وقتی گروه کاری بزرگتر از حد معمول است، به رهبری مشارکتی نیاز است.
در ادامه نامدار مزیت های کار گروهی را به صورت زیر بیان کرد.
هم‌افزایی یا سینرژی معمولا این‌گونه تعریف میشود، زمانی که دو یا چند عنصر، جریان یا عامل با هم همکاری داشته باشند معمولا اثری به وجود می‌آید. این اثر از مجموع اثرهایی که هر کدام از آن عناصر جداگانه می‌توانستند به وجود آورند بیشتر است. به عنوان مثال غازها همیشه به حالت حرف Vپرواز می‌کنند، این حالت پرواز هوا را شکافته و حرکت آنها را به سوی هدفشان سریع‌تر می‌کند. بعد از طی چند کیلومتر، رهبر جای خود را به قوی‌ترین غاز می دهد و آن غاز رهبر تیم میشود و به این ترتیب، غازها با پرواز گروهی V شکل خود، تقریبا 71% بر میزان قدرت پرواز گروهی، نسبت به پرواز انفرادی می افزایند.
وقتی هر یک از اعضای گروه در یک زمان، قسمتی از یک کار را به عهده بگیرند، آن کار در مدت زمان کمتری انجام می شود و به این ترتیب تولید افزایش می‌یابد. در کار گروهی افراد می‌توانند حجم بیشتری از کار را پیش ببرند.
وقتی افراد با هم در یک تیم کار می‌کنند، خلاقیت رشد می‌کند. کارتیمی، دانش به اشتراک گذاشته در محل کار را به حداکثر رسانده و در یادگیری مهارتهای جدید به شما کمک می‌کند، طوری که می‌توانید برای بقیه‌ی کار خود، از آنها بهره‌مند شوید.
همکاری در یک پروژه، شور و شوقی برای یادگیری ایجاد می‌کند که معمولا کار انفرادی فاقد آن است. فرصت اشتراک گذاری یافتهها با بقیه تیم، برای کارکنان هیجان‌انگیز است و منجر به پرورش دانش فردی و تیمی میشود.
اغلب، دلیل اثربخشی کار تیمی این است که اعضای تیم برای عرضه استعدادهای فردی به یکدیگر تکیه می‌کنند. افراد تیم با مشاهده فرایندها ورای مهارتهای فردی، یاد می‌گیرند که چگونه استعدادهای خود را ترکیب کرده و به تیمی قویتر تبدیل شوند. به طور مثال زمانی که می‌بینید همکارانتان از یک رویکرد متفاوت در فروش استفاده می‌کنند، شانسی به دست می‌آورید که روش خودتان را تنظیم و یا بهبود ببخشید.
با تکیه بر یکدیگر، اعتماد شکل می‌گیرد، و با کار گروهی روابط قویتری بین همکاران پدید می‌آید. با وجود اختلاف گاه‌به‌گاه، تیم کارآمد، از کار با هم لذت می برند و گروه قویتری به وجود می‌آورند. زمانی که شما به همکار خود اعتماد می‌کنید، پایه و اساس یک رابطه پیریزی شده و باعث میشود که درگیریهای جزیی را تحمل کنید.
اعتماد به هم تیمی‌ها، در شما احساس امنیت ایجاد می‌کند که باعث میشود، ایده‌ها ظهور کنند. این موضوع منجر میشود که کارکنان با هم راحت باشند و یکدیگر را تشویق کنند.
بدون اعتماد، تیم فرو می‌پاشد و نمیتواند در پروژه‌های خود موفق شود. در تیمها، افراد یکدیگر را رشد می‌دهند و تقویت خصوصیات فردی، منجر به شکل گیری گروهی منسجم میشود. با همکاری یکدیگر، کارکنان یاد می‌گیرند که برد و باخت همه اعضای تیم را تحت تاثیر قرار می‌دهد. کار گروهی مستلزم اعتماد به تواناییهای متمایز یکدیگر است.
زمانی که با همدیگر یک گروه از افراد منحصر به فرد را تشکیل می‌دهید، وجود اختلاف، اجتناب ناپذیر است. هنگامی که در شرایط کار تیمی، تعارضی پیش آید، کارکنان مجبور هستند این موارد را به جای ارجاع به مدیریت، بین خودشان حل و فصل نمایند. یادگیری حل اختلافات، اولین مهارتی است که کارمندان می‌توانند برای تبدیل شدن به مدیرانی کارآمد به کار گیرند.
کار کردن به عنوان یک تیم باعث میشود اعضای تیم ریسک‌پذیری بیشتری داشته باشند، زیرا آنها در صورت شکست، به حمایت کل گروه ایمان دارند. در مقابل، اشتراک گذاری موفقیت در تیم، تجربه‌ای دلچسب است. هنگامی که تیمی با هم موفق می‌شوند، ایده‌های انقلابی بدون تردید به وجود می آید. در بسیاری از موارد، پرخطرترین ایده ها به بهترین ایده تبدیل میشود. کار گروهی اجازه می‌دهد کارکنان با آزادی بیشتری فکر کنند.
در ادامه نامدار به تعریف رهبر و مدیر پرداخت و تفاوت بین این دو را توضیح داد.
به زبان ساده رهبری به معنای تاثیرگذاشتن روی دیگران، نفوذ در دل آنها و همراه ساختن آنها می‌باشد. بنابراین زمانی که دیگران به دلخواه خود و نه از روی اجبار، از شما پیروی می کنند و با شما همراه می شوند، شما در حال رهبری کردن هستید.
بر این اساس، عنصر کلیدی این تعریف، نفوذ در دل دیگران می باشد. یعنی دیگران رهبر را دوست دارند، او را می پسندند و چون قبولش دارند از وی پیروی می کنند. آنها از وی الهام می گیرند و باور دارند که او می تواند آنها را به خواسته‌هایشان نزدیک‌تر کند.
هر زمان که شما کسی را با ایده خود همراه می‌سازید طوری که فرد به دلخواه از شما پیروی کند، در حال رهبری کردن هستید. ممکن است شما یک معلم باشید که شاگردان خود را با هدف ارتقای سطح و ادب آنها هدایت می‌کنید. بنابراین شما در سطح کلاس خود در حال رهبری کردن هستید.
وقتی یک مربی ورزشی تیم خود را به رتبه نخست می‌رساند و شاگردانش با اشتیاق، راهنمایی‌های وی را دنبال می کنند او در حال رهبری است.
بنابراین همه در سطح خودشان و در موضوعات مختلف می‌توانند رهبر باشند و البته همزمان می‌توانند در رابطه با موضوعات دیگر پیرو باشند.
چرا باید مهارت های رهبری خود را ارتقا دهیم؟
پرسیدن این سوال مانند آن است که بپرسیم چرا باید فرد موثرتری باشیم؟
وقتی برای بهبود مهارتهای رهبری خود تلاش می‌کنیم یعنی برای افزایش حیطه اثرگذاری و موفقیت بیشتر خود تلاش می‌کنیم.
بالا بردن قابلیت‌های رهبری شما نتایج فوق العاده‌ای برای شما دارد:
-
اعتبار شما در موقعیت‌های مختلف برای مثال در خانواده و فامیل، در محیط کار، در محیط دوستان و درجامعه بالا می رود.
-
درآمد شما و موقعیت شغلی شما ارتقا قابل توجهی خواهد داشت.
-
اثرگذاری شما در زندگی شخصی، در خانواده، در کار خود و در جامعه افزایش می یابد.
-
دیگران شما را دوست خواهند داشت و همواره دوست دارند که در کنار شما باشند.
-
شما یک فرد عامل و صاحب سبک و تفکر خواهید بود و الهام بخش بسیاری از افراد دیگر در خانواده و محیط کار و دوستان و جامعه خواهید بود.
آیا رهبری قابل آموزش است؟
این یک سوال مهم است. در گذشته تصور می‌شد که توان رهبری یک موهبت خاص است که افراد به طور ذاتی یا از آن برخوردار بودند و یا نبودند اما مطالعات محققان و دانشمندان در سال های اخیر نشان داده است که اینطور نیست.
می‌توانیم بیان کنیم بعضی از افراد به طور بالقوه پتانسیل و استعداد رهبری را بیشتر از بقیه دارند، اما توان رهبری با آموزش و تمرین کاملا قابل بهبود و ارتقا است. بنابراین هرکسی می‌تواند نسبت به وضعیت فعلی خود رهبر بهتری باشد. البته به شرطی که بخواهد و تلاش کند.
تفاوت رهبر و مدیر چیست؟
درک این تفاوت بسیار مهم است. قبل از بررسی این تفاوت‌ها به این نکته توجه کنید که رهبری و مدیریت دو نقش متفاوت هستند و لزوما به دو فرد متفاوت اشاره ندارند.
یعنی یک نفر می تواند همزمان هم رهبر باشد و هم مدیر و در هر یک قوی یا ضعیف باشد و حالت ایده ال آن است که یک مدیر بتواند خودش را به سطح یک رهبر ارتقا دهد.
در ادامه به چند تفاوت اصلی رهبر و مدیر اشاره می شود:
۱- قدرت رهبر از محبوبیت و مقبولیت میان اعضای گروه حاصل می شود.
معمولا مدیران قدرت خود را از سلسله مراتب رسمی تعریف شده در سازمان یا عرف‌های تعریف شده جامعه می‌گیرند. اما رهبری فراتر از قوانین و عرف است.
رهبری به معنای نفوذ در دل دیگران و جلب حمایت و همکاری افراد است.
به عنوان مثال معلمی که شاگرد خود را با استفاده از نقش رسمی خود به کاری وادار می‌کند در حال مدیریت است ولی اگر کاری کند که شاگردش با میل و علاقه خود به حرف او گوش کند در حال رهبری می‌باشد.
۲- کار رهبر ایجاد تحول است.
معمولا مدیر به دنبال استفاده بهینه و کارآمد از شرایط موجود است. بنابراین مدیران به دنبال تغییرات اساسی نیستند. اما کار رهبران ایجاد تحول در شرایط فعلی است. رهبران چشم اندازی ارزشمند و باشکوه تعریف می‌کنند و دیگران را در جهت رسیدن به این چشم انداز تشویق می‌کنند.
۳- رهبران احساس پیروان را درگیر می‌کنند.
مدیران معمولا از روی منطق وظایف تعیین شده دیگران را برای آنها توضیح می‌دهند، اما کار رهبران اساسا متفاوت است. رهبر عمدتا در بین اعضای گروه شور و اشتیاق برای حرکت به سمت اهداف را ایجاد می‌کند. البته این امر به معنی آن نیست که رهبران کارهای منطقی انجام نمی‌دهند، بلکه آنها از منطق نیز طوری استفاده می کنند که احساسات پیروان را با خود همراه سازند.
۴- رهبران به چرایی کارها توجه دارند.
مدیران برای دیگران چگونگی انجام درست کارها را توضیح می‌دهند، اما رهبران اول به دنبال این هستند که بدانند چرا باید کارهای خاصی انجام شود.
رهبران وقتی چرایی انجام کارها را متوجه شوند، بدون توجه به سختی و دشواری آنها دیگران را برای انجام آنها هدایت و تشویق می‌کنند و می‌دانند که چگونگی انجام این کارها را پیدا خواهند کرد.
۵- رهبران روی تعهد دیگران حساب می‌کنند.
کار مدیر کنترل کردن دیگران و تنبیه و تشویق آنها با استفاده از قدرت رسمی است تا کارها انجام شود.
مدیران با این کار به دنبال بالابردن اطاعت‌پذیری افراد هستند اما رهبران می‌دانند که جلب تعهد افراد، اثربخش ترین راه جلب همکاری آنان است.
رهبران این کار را با رفتار درست با دیگران و حمایت از عملکرد و استعدادهای آنها انجام می‌دهند. به این ترتیب پیروان به رهبر علاقمند می‌شوند و به او متعهد می‌شوند.
نامدار در پایان مراحل تشکیل تا فروپاشی تیم را این چنین بیان کرد:
تشکیل تیم، یک‌باره اتفاق نمی‌افتد. اعضای تیم علی‌رغم تمام تفاوت‌هایی که دارند، باید قادر باشند به طور یکپارچه و همراه در جهت دستیابی به یک هدف مشترک حرکت کنند. شكل‌گيری و توسعه تيم، فرايندی پوياست.
مرحله اول شکل گیری: مرحله‌ای است که در آن اعـــضای گروه برای اولین بار دورهم جمع می‌شوند و در خصوص کار تیمی به بحث و تبادل نظر می‌پردازند و مشتاق هستند در مورد فرایند و علت تشکیل تیم کاری گفتوگو کنند. تصور کنید که شما برای انجام یک پروژه انتخاب شده اید. شما و افراد دیگر تیم شناخت زیادی از یکدیگر ندارند. بی شک شما می‌خواهید با افراد تیم آشنا شود، می‌خواهید بدانید قرار است چه کاری انجام شود و چگونه، برای انجام کار نیاز است چه اطلاعاتی داشته باشید یا به دست آورید. این مرحله دشواری خاصی ندارد و خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می باشد:
• پنهان ماندن احساسات، نقاط ضعف و اشتباهات
• انجام وظیفه مطابق با معیارهای تعیین‌شده
• عدم توجه چندان به ارزش‌ها و نظرهای دیگران
• فقدان ادراک مشترکی از آنچه باید انجام شود
• محدود شدن افراد به انجام کارهای مشخص
• حاکمیت و فرماندهی مدیران
در این هنگام نقش فردی به عنوان رهبر تیم مشخص میشود که لازم است افراد را از اهداف شکل‌گیری تیم و نقش هرکدام آگاه کند.
مرحله دوم انقلاب هیحانی تشکیل تیم: این مرحله بر خلاف مرحله قبل که جو مثبتی وجود داشت، مرحله جر و بحث، گفتوگو و اختلاف نظر بین اعضای تیم می‌باشد. سخت‌ترین مرحله بین چهار مرحله، این مرحله می‌باشد و اگر تیم بتواند از این مرحله با موفقیت عبور کند، اعضا می‌توانند امیدوار باشند که تیم به احتمال زیاد می‌تواند به موفقیت برسد. در غیر اینصورت تیم به احتمال زیاد از هم خواهد پاشید. خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
• مطرح شدن مقوله‌های شخصی و اختلاف‌برانگیز
• گرایش به سمت فردگرایی
• افزایش توجه نسبت به ارزش‌ها، دیدگاه‌ها و مشکلات سایر اعضای تیم
• افزایش اختیار تیم، ولی هنوز نه به حدی که به طور یکپارچه و کارآمد عمل کند.
مرحله سوم تشکیل سازمان: اگر تیم بتواند از طوفانی که در مرحله قبل او را تا حد نابودی تهدید می کرد، به سلامت عبور کند. می‌تواند در این مرحله روح و شخصیت خود را بدست آورد. به این صورت که اعضا خود را به عنوان عضوی از تیم قبول می‌کنند. خواسته‌ها و نظرات شخصیی خود را بالاتر از هدف تیم نمی‌دانند. قدرت نقدپذیری خود را بالا می‌برند و البته نقدی که ارایه می شود از روی حسادت و غیر واقعی نیست. وظایف و نقش افراد به طور دقیق مشخص میشود و هر فرد برای رسیدن به هدف مشترک تیم تلاش می‌کند.
نکته قابل توجهی که در این مرحله وجود دارد و می‌تواند زنگ خطری برای آن باشد، برگشت به مرحله قبل در اثر تغییراتی که می‌تواند در تیم رخ بدهد است. شاید تیم بارها بین این دو مرحله حرکت کند. ولی بعد از اینکه تیم به حدی از بلوغ و پختگی برسد می‌توان مطمئن بود که تعداد این تکرار خیلی کم شود و تیم بتواند به سرعت شکل واقعی خود را بیابد. خصوصیات تیم در این مرحله به شرح زیر می‌باشد:
• افزایش اعتماد و اطمینان
• افزایش تفاهم و درک متقابل نسبت به وجود اختلافات
• مشخص‌تر شدن اهداف و مقاصد
• جمع‌آوری منظم اطلاعات و تهیه طرح‌های کاری
مرحله چهارم فروپاشی: در این مرحله کارهای پروژه به پایان رسیده و گروه آماده میشود تا پایان موجودیت خود را اعلام کند. در این مرحله کارهای زیر باید انجام شود:
-
تحقق هدف های تیم
-
ارزیابی عملکرد تیم و اعضاء آن
-
ثبت و انتقال درس آموخته های پروژه و تیم
-
توجه اصلی معطوف به تحویل صحیح نتایج نهایی به مرجع مافوق
این ۴ مرحله معمولا به ترتیب اتفاق می‌افتند. ماندن یک تیم در یکی از مراحل اولیه غیر معمول نیست. تیم‌های کاری که سابقه همکاری با یکدیگر را در پروژه‌های دیگر داشته‌اند، می‌توانند مراحل اولیه را تجربه نکنند و یا با سرعت بیشتری از آنها عبور کنند. مدت زمان هر یک از مراحل کار تیمی، بستگی به پویایی تیم، اندازه تیم و رهبری تیم دارد.
